CONSULIMP - Consultoria e Treinamento

Freqüentemente escuto de executivos, a observação que nas áreas operacionais e comerciais há carência de especialistas em “dimensionamento técnico”.

Sabemos que muitos viabilizam contratos, mas não são capazes de simplesmente travar um diálogo inicial neste ou naquele parecer técnico a respeito, e pior ainda, não conseguem acompanhar o desenvolvimento deste conceito, que reconhecemos demanda anos e anos “de janela”.

Muitos concluem cômodamente que não há necessidade de aperfeiçoar conhecimentos, culpam a falta de tempo ou seu staff pelo insucesso, e depois se aborrecem diante da perspectiva de ter que se submeter aos que conhecem o assunto.

Temos recebido inúmeras solicitações de treinamento enfocando levantamentos técnicos, para melhorar o desempenho dos orçamentos, e das equipes envolvidas, mas infelizmente muitos nos procuram, após perderem significativas receitas, com experimentos não profissionais, e tendo que assumir preços indevidos, pelos dimensionamentos equivocados. 

Definimos dimensionamento, como sendo “o método de determinar a quantidade necessaria de recursos humanos, materiais e técnicos, qualificados para atendimento aos serviços previstos, com a garantia do padrão de qualidade e nível desejado, ao menor custo possivel”.

A qualidade é vital, e dimensionar técnicamente é uma estratégia, que exige treinamento e aprimoramento constantes, no uso das ferramentas de captura das oportunidades de negócios, com redução de custos a partir da melhoria de processos e a análise adequada de problemas de acordo com a clientela.

As estratégias fundamentadas apenas em dados estão dividindo espaço com a estratégia de talentos. O melhor marketing dos serviços é a qualidade deles, e por este motivo, lembramos que antes de vender serviços, devemos definí-los de forma clara, com check list, e dimensionamento coerentes.

Para aferir a melhoria contínua dos dimensionamentos, basta medirem os serviços pela opinião dos clientes e não pelo que acham do resultado. Devem refletir que ao vender serviços de limpeza deve-se estar vendendo, principalmente uma relação, profunda e consistente do que foi solicitado e realmente orçado em primeira instância.

A determinação do número de colaboradores necessários é de suma importância. Após focar os fatores influentes e as situações existentes, são analisados critérios ao dimensionar pessoal, produtos e equipamentos, e principalmente a determinação de normas, adoção de boas práticas correntes, experiência anterior, e regras técnicas usadas no setor.

Temos notado a predominância dessas metodologias, e o empirismo prevalece na elaboração de orçamentos.

Percebemos mil coisas, como restrições orçamentárias, pressões para redução de custos, utilização de diversos regimes de trabalho, emprego de horas extras, melhorias tecnológicas, polivalência do pessoal e influência de fatores psicológicos que impactam no dimensionamento. Isto exige do gestor o talento de levar em conta os múltiplos condicionamentos que influem na montagem do efetivo entre mão de obra, equipamentos e produtos.

Evidente que existem regras empíricas, criadas pela prática e transmitidas boca a boca, usadas corriqueiramente para dimensionar o pessoal, porém não passam de especulação, pois quando ouvimos dizer que uma pessoa “limpa” tantos metros por dia, notamos desconhecimentos pleno de quem afirma, pois nem houve mensuração de itens ou características.

A “evolução das oerganizações” inicia-se quando passam a considerar o dimensionamento como um “projeto”, e o enfoque passa a ser a qualidade do processo, que com base no tamanho do projeto, possa disseminar vários indicadores gerenciais proporcionando uma postura pro-ativa dos gestores de desenvolvimento sob diversos aspectos.

O processo de dimensionamento e adoção de técnicas para mensurar números é longo e envolve desde o orçamento inicial, incluindo a familiarização pelos segmentos da empresa que lida com operações corriqueiras ou especializadas, até no desenvolvimento de sistemas complexos para a obtenção dos primeiros resultados.

O método de dimensionamento de mão de obra de limpeza tem como objetivo estipular o número de auxiliares, encarregados e supervisores, para a definição do Índice de Segurança Técnica que reflita a realidade operacional.

Finalizando o trabalho maior da Consultoria é verificar a adequação dos sistemas operacionais e se o método utilizado para os setores diversos estão adequados, na prática e não somente em documentos.

Na metodologia, utilizamos o cuidado progressivo, prevendo sempre um índice de segurança técnica, que adaptamos e testamos, e depois de certo tempo de treinamento, aplicamos um questionário para avaliar a metodologia utilizada, e se o método proporcionou o resultado do número de pessoal necessário para o orçamento proposto.

Também, se o índice de segurança técnica atendeu à finalidade de cobrir as ausências, e se o sistema usado foi adequado.

Enfim…dimensionar é necessário sempre.

Osmar Viviani
consultor@consulimp.net

É um prazer poder compartilhar com vocês algo sobre esse assunto, pois é fundamental numa estratégia de crescimento e agregação de valor para o negócio das empresas prestadoras de serviços de limpeza.

Criar uma cultura de confiabilidade da Supervisão é pré-requisito para a implementação de um plano estratégico de gestão operacional pleno e irrestrito.

As organizações imprimem uma força muito grande na direção de incrementar a sua participação no mercado e isso tem gerado uma consciência maior sobre a importância de uma gestão de serviços de alto desempenho e não se pode dissociar desempenho (performance), sem administração (engenharia da limpeza) e confiabilidade da supervisão.

Dados relatam que a gestão eficaz dos serviços tem eliminado de 60 a 75% dos custos com re-trabalhos, assim como aumentado a disponibilidade dos equipamentos e como consequência gerando maior produtividade.

Esse ganho de capacidade em produtiva pode ser uma grande vantagem competitiva e a mesma é alavancada em vários setores, tais como: redução de desperdícios, maior satisfação do cliente e aumento de lucratividade. Esses aspectos são extremamente relavantes para que um processo seja estabilizado e tratado de forma adequada.

É verdade também que a implantação da cultura da supervisão ativa, gera um grande vetor na direção da eliminação da má adequação da mão de obra e de produtos, até então não sendo alvo de estudos.

Desta forma a idéia central é a elevação de forma significativa da produção e da produtividade dos serventes.

Vale lembrar que a confiabilidade de um sistema de limpeza implantado, é em função do valor máximo estabelecido no projeto inicial, e que as estratégias de supervisão podem apenas preservá-lo, visando seu aperfeiçoamento, dia após dia.

Por isso, toda empresa deveria colocar energia nesse assunto e mudar o jogo, pois essa ferramenta (supervisão efetiva), quando bem implantada, acompanhada e auditada aumenta o nível de previsibilidade das ocorrências que geram grandes impactos nos custos, qualidade, meio ambiente e nível de reclamações.

Essas ações analisadas com critério e metodologia eliminam ou mitigam essas perdas, gerando um valor agregado fantátisco para a prestadora de serviços.

O grande desafio é achar o ponto ótimo do investimento em capital humano e equipamentos, porém isso é assunto para outra conversa. O certo mesmo é que as empresas devem começar a dar o primeiro passo, pois se isso não acontecer gerará um aumento constante nos custos e nas perdas de produtividade, as quais continuarão a serem justificadas a cada ano, sem que aconteçam medidas imediatas de correção.

Qualidade se busca com qualificação, e com retenção de talentos!

Regiane Espindula -
regiane_espindula@yahoo.com.br